domenica 14 novembre 2010

Lavorare concentrati per più di 5 minuti? È tutta questione di organizzazione...

Sono le nove di mattina: ti metti alla scrivania, accendi il computer, inizi a lavorare. Hai trovato la concentrazione, stai giusto entrando nel vivo della traduzione (o della revisione, della scrittura, di... metti tu quello che vuoi), quando squilla il telefono.
Sospiri, rispondi (potrebbe anche essere una proposta di lavoro, no?): è una collega che ti ricorda quella mail urgente che dovevi inviare una settimana fa. Ti scusi, riattacchi, risospiri. Metti da parte la traduzione (o quello che è) e scrivi la mail urgente.
Poi ricominci a tradurre, ma intanto hai aperto il programma di posta elettronica e vedi che ti sono arrivati dei nuovi messaggi. Cerchi di resistere alla tentazione di sbirciarli, ma non ci riesci: li apri. E, già che ci sei, rispondi.
Nel frattempo, nella mail ti sono arrivati anche gli aggiornamenti di Facebook, così ti fai un giro sul sito per vedere le novità degli amici.
Quando finalmente ti rendi conto di quello che stai facendo, sono le dieci e mezzo e la tua traduzione è ancora a pagina zero.


Non so se succede anche a voi, ma vivere tutto il giorno attaccate al computer a volte porta a perdersi tra e-mail, link e siti che non c'entrano niente con il lavoro. Secondo Nicholas Carr, giornalista del New York Times che a questo argomento ha dedicato un libro, l'uso costante di Internet ci porta a diventare più superficiali e smemorati: "col tempo il cervello si abitua a un processo di attenzione dal basso, dove ogni minimo stimolo diventa importante e la scelta delle cose da osservare e ignorare diventa sempre meno consapevole". Così ci ritroviamo a vagare senza meta su Internet, da un link all'altro, senza approfondire niente, ma sovraccaricando il cervello di informazioni e in definitiva stancandoci senza concludere un granché.

Che fare in questi casi?
Mark McGuinness, poeta e consulente, offre alcuni spunti interessanti per migliorare la concentrazione e l'organizzazione del tempo in un e-book gratuito scaricabile qui: Time Management for Creative People. Contiene 32 pagine (in inglese) ricche di spunti interessanti; ringraziamo Cristina Mariani per averlo segnalato sul suo blog!

Tra le varie dritte di Mark, quella che ci è piaciuta di più è rispondere alle e-mail il giorno dopo averle ricevute, affrontandole in un blocco unico, in un momento prestabilito della giornata.
I vantaggi sono molti:
1. il carico di messaggi in attesa di risposta rimane sempre contenuto (sono solo quelli di ieri, non ci sono arretrati, né messaggi lasciati lì per giorni perché la risposta è particolarmente impegnativa);
2. rispondere alle mail in blocco invece di affrontarle via via che arrivano è più efficiente;
3. rispondere una volta al giorno permette di affrontare un numero finito di e-mail, invece di una quantità che continua ad aumentare.

Domani iniziamo a mettere in pratica i consigli di Mark. Vi faremo sapere se funzionano, ma se nel frattempo trovate altri spunti di questo tipo, segnalateceli!

Se l'argomento vi interessa, vi segnaliamo anche questo post sulla relazione tra eccesso di informazioni e stress.

4 commenti:

  1. ...però il suggerimento di rispondere all'email solo il giorno dopo può essere OK per un freelancer ma non è accettabile in molti contesti aziendali, anzi, fa pensare alla vignetta di Dilbert di ieri:
    http://www.dilbert.com/2010-11-14/
    ;-)

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  2. alessandra e francesca15 novembre 2010 19:13

    Simpatica la vignetta, grazie per avercela segnalata!
    ...diciamo che per le emergenze siamo disposte anche noi a fare un'eccezione e a rispondere subito!
    A risentirci presto

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  3. Gabriella Cafaro23 novembre 2010 10:19

    Carissime, non sapete quanto mi si confà questo vostro post di questi tempi! Leggerò subito il libro che ci avete segnalato e cercherò di farne tesoro. Un espediente che uso io è dedicare la prima mezz'ora al computer alla posta (mettendo una sveglia!), dare un'occhiata alle mail più urgenti e rimandare le altre alla fine della giornata. Poi chiudere il programma di posta elettronica e VIETARMI DI APRIRLO FINO ALLA PAUSA PRANZO! Ciao

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  4. alessandra e francesca24 novembre 2010 12:47

    Cara Gabri,
    grazie per aver condiviso con noi e con i lettori i tuoi trucchi!
    Per il momento non abbiamo avuto la forza di tenere chiuso il programma di posta elettronica come fai tu, ma come te abbiamo creato due sessioni giornaliere di risposta alle e-mail: in effetti va meglio. Ci si concentra di più sulle risposte e si limitano le distrazioni.
    A presto!

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